Mỗi dịp cuối năm, nhu cầu đặt quà Tết số lượng lớn của doanh nghiệp tăng mạnh – từ quà tri ân khách hàng, đối tác cho đến quà tặng nội bộ và các chương trình kích hoạt thương hiệu dịp Tết. Tuy nhiên, việc đặt số lượng lớn không đơn thuần là “chọn mẫu – chốt giá – giao hàng”, mà là một quy trình nhiều bước, đòi hỏi doanh nghiệp phải có kế hoạch sớm để hạn chế rủi ro như trễ đơn, sai màu logo, thiếu số lượng hoặc chi phí phát sinh vượt dự toán.

Rất nhiều doanh nghiệp chỉ vì thiếu kinh nghiệm nên rơi vào tình trạng “nước đến chân mới nhảy”, dẫn đến việc phải chọn giải pháp tạm thời, chi phí cao mà hiệu quả không như mong đợi. Bài viết này, Quatangmarketing.vn sẽ cung cấp cho bạn quy trình chuẩn 7 bước, được đúc kết từ kinh nghiệm thực tế khi phục vụ hàng nghìn đơn quà Tết mỗi năm.

Doanh nghiệp có thể dùng bài này để huấn luyện đội ngũ mua hàng, marketing hoặc làm checklist nội bộ. Đây cũng là nội dung dễ được trích dẫn, chia sẻ trên các blog, group marketing và cộng đồng doanh nghiệp.

1. Xác định mục tiêu & ngân sách quà Tết

Đây là bước quan trọng nhất – mọi quyết định ở các bước sau đều dựa trên ngân sách và mục tiêu.

1.1. Mục tiêu đặt quà Tết của doanh nghiệp bạn là gì?

• Tri ân khách hàng & đối tác.
• Chăm sóc nội bộ.
• Hỗ trợ chiến dịch marketing – kích hoạt thương hiệu.
• Tăng độ nhận diện với thị trường địa phương.

1.2. Xác định ngân sách tổng & ngân sách trên đầu người

Gợi ý ngân sách phổ biến:

• 50.000–100.000đ/món: quà marketing – tặng đại trà
• 150.000–300.000đ/bộ: khách hàng thân thiết
• 300.000–500.000đ/bộ: khách hàng VIP, đối tác

2. Lên danh sách số lượng người nhận

Việc đặt thiếu hoặc thừa số lượng quà Tết doanh nghiệp sẽ ảnh hưởng lớn đến chi phí và tiến độ.

Cần thực hiện:

• Lập danh sách khách hàng/đối tác theo nhóm A–B–C
• Lập danh sách nhân viên theo phòng ban
• Tính thêm 5–10% dự phòng
• Xác định mô hình đóng gói: theo cá nhân hay theo phòng ban

3. Chọn loại quà phù hợp với mục tiêu

Không phải món quà nào cũng phù hợp với quà tặng số lượng lớn. Cần ưu tiên sản phẩm dễ in logo, dễ vận chuyển và có tính ứng dụng cao.

Những nhóm sản phẩm tối ưu cho đặt số lượng lớn:

• Bình giữ nhiệt – bộ cốc – ly in logo
• Sổ – bút – bộ stationery doanh nghiệp
• Lịch bloc – lịch để bàn – bao lì xì thương hiệu
• Túi vải – ô dù – balo doanh nghiệp
• Hộp quà Tết thực phẩm – trà – cà phê – bánh

Tiêu chí chọn quà:

• Dễ sản xuất số lượng lớn.
• Giá thành ổn định.
• Dễ đồng bộ màu sắc & chất liệu.
• Có hình ảnh nhận diện doanh nghiệp.

4. Yêu cầu báo giá & so sánh nhà cung cấp

Để đặt quà tặng số lượng lớn, doanh nghiệp không nên chỉ so sánh giá. Điều quan trọng hơn là năng lực sản xuất và kinh nghiệm xử lý mùa cao điểm.

Các tiêu chí đánh giá nhà cung cấp:

• Có xưởng in – kho hàng hay không
• Báo giá trọn gói: sản phẩm + in logo + đóng gói + vận chuyển
• Thời gian hoàn thiện mẫu
• Thời gian giao hàng
• Chính sách bảo hành

Nên ưu tiên đơn vị coi Tết là mùa chiến lược, có khả năng đảm bảo tiến độ dù số lượng lớn như Cao Minh Gift.

5. Duyệt mẫu thiết kế & in logo

Đây là bước hay xảy ra sai sót nhất: logo lệch màu, sai tỷ lệ, font chữ không đúng quy chuẩn.

Checklist duyệt mẫu:

• Gửi file logo vector (AI/PDF/EPS).
• Chốt màu theo bảng màu thương hiệu.
• Yêu cầu mockup 2D/3D trước khi in thật.
• Có thể cân nhắc in thử 1–3 mẫu trước khi sản xuất hàng loạt.

Thời gian lý tưởng để duyệt mẫu:

• 3–5 ngày trước khi sản xuất.
• Riêng hộp quà Tết cần 5–7 ngày do in nhiều chi tiết.

6. Sản xuất – đóng gói – kiểm hàng

Khi đặt số lượng lớn, quy trình kiểm hàng phải được thực hiện nghiêm túc để hạn chế lỗi dây chuyền.

Cần kiểm tra:

• Chất lượng in logo
• Độ bền bao bì
• Số lượng theo từng thùng
• Màu sắc & chất lượng đồng nhất
• Tình trạng sản phẩm dễ vỡ (cốc – ly – gốm – thủy tinh)

7. Giao hàng & nghiệm thu

Giai đoạn này tưởng đơn giản nhưng lại là nơi dễ phát sinh chi phí và chậm tiến độ.

Cách tối ưu:

• Chốt lịch giao sớm để tránh kẹt Tết.
• Chia làm 2 đợt: nội thành trước – tỉnh sau.
• Giao theo danh sách phân phối hoặc giao đồng loạt.
• Đóng gói riêng theo phòng ban để dễ bàn giao.

Yêu cầu rõ ràng với nhà cung cấp:

• Gửi bill giao hàng theo từng đợt.
• Hỗ trợ đổi trả nhanh nếu lỗi phát sinh.
• Bàn giao đầy đủ biên bản nghiệm thu cuối cùng.

Nhìn chung, việc đặt quà Tết in logo số lượng lớn sẽ trở nên đơn giản nếu doanh nghiệp có quy trình chuẩn. Khi kiểm soát tốt từng bước – từ mục tiêu, ngân sách, chọn sản phẩm đến giao hàng – doanh nghiệp không chỉ tiết kiệm chi phí mà còn đảm bảo hình ảnh thương hiệu được thể hiện một cách chuyên nghiệp và chỉn chu.

Khi có nhu cầu đặt quà Tết số lượng lớn cho khu xưởng chế xuất, khu công nghiệp, doanh nghiệp có chuỗi, nhiều chi nhánh, bạn hãy liên hệ ngay với Cao Minh Gift qua số Hotline 05.2222.2222 để được tư vấn giải pháp nhanh chóng!

Xem thêm tin bài liên quan: